De interimklus: 'Vraagbaak'

De column "De interimklus" in het vakblad Controlling van Kluwer is in de uitgave van januari 2012 ingevuld door de Laudame Financials interimmer Dick.

Vraagbaak

Tijdens één van mijn opdrachten mocht ik de crediteurenadministratie van een onderwijsinstelling ondersteunen. Op deze afdeling hadden collega’s van mij al eerder ondersteuning verleend. Door diverse omstandigheden waren er echter weer achterstanden ontstaan. Daarnaast was meer kennis gewenst op het gebied van btw.

Gedurende de opdracht bleek dat de medewerkers van de afdeling veel vragen hadden. Dat kwam omdat ze eerst met name met hun eigen bedrijfsonderdelen bezig waren. Om er voor te zorgen dat achterstanden sneller aangepakt konden worden, moest men nu ook werkzaamheden voor andere bedrijfsonderdelen kunnen uitvoeren.

Aan mij werd gevraagd of ik de medewerkers hierbij wilde helpen. De opdracht duurde kort en snel inwerken was dus vereist. Snel aan de slag dan maar. Door vragen te stellen aan collega’s die het werk al deden kreeg ik snel kennis van de verschillende werkzaamheden, zodat ik voor de andere medewerkers als vraagbaak kon dienen. Dit met de op de afdeling opgedane ervaring en de ervaring die ik in mijn eerdere opdrachten had opgedaan. Het mooie was dat naast het overdragen van werkzaamheden, de medewerkers tegelijkertijd ook meer kennis kregen op het gebied van btw, zodat ze hiervoor ook minder afhankelijk werden van andere afdelingen.

Aan het eind van de opdracht waren de achterstanden weggewerkt en waren de medewerkers op de afdeling in staat voor meerdere bedrijfsonderdelen de werkzaamheden uit te voeren. Ik kreeg nog wel de vraag aan wie ze nu hun vragen moesten gaan stellen. Gelukkig konden de collega’s op de afdeling elkaars vragen nu makkelijker zelf beantwoorden. Kernpunt tijdens deze opdracht was wel: samenwerken is van elkaar leren en elkaar helpen leren.