Al bijna een jaar werken we in Nederland – en daarbuiten – massaal thuis. We kennen zo langzamerhand de voor- en nadelen hiervan voor werknemers en werkgevers. Maar wat betekent het voor leidinggevenden in finance? In dit artikel deelt Robert Walraven de ervaringen die hij opdeed in de afgelopen zeven jaar waarin hij op afstand als Finance Manager leiding gaf aan financiële teams in binnen- en buitenland.
Wanneer wij als leiders van financiële teams onze managementstijl een beetje wijzigen zijn er grote voordelen te behalen in deze bijzondere periode. Binnen finance heerst nu nog vaak het dogma ‘controle’. Denk aan interne controle, accountantscontrole, finance & control, controller. Vertrouwen is goed, controleren is beter. En hoewel ik de laatste zal zijn die voorstelt om alle controlemechanismen te laten varen, merk ik wel dat we soms een beetje doorslaan in het controleren van (de taken/werkzaamheden van) onze collega’s.
De allergrootste winst zit wat mij betreft in de enorme groei in autonomie die medewerkers nu kunnen doormaken. Dit is de kans om zelfstandige, zelf nadenkende en zelf beslissende medewerkers te laten ontwikkelen. Fijn voor jezelf, veel bevredigender voor je teamleden en goed voor het bedrijf!
“Zélf verantwoording nemen voor hun rol, dat maakt collega's gelukkig, geeft kracht en zelfvertrouwen.”
Werkgeluk, kracht en zelfvertrouwen
Ik heb volop meegemaakt dat finance medewerkers die gewend waren om vrijwel constant bevestiging te zoeken voor wat ze aan het doen waren, nu plotseling zélf initiatief ontplooien. Zo nam een collega het initiatief een SharePoint voor ons team te maken, zodat we makkelijk documenten konden delen. Een andere collega is spontaan budget templates gaan ontwikkelen die we allemaal konden gebruiken. Ook heb ik de indruk dat mensen die thuiswerken en daar vrijheid in krijgen makkelijker over de grenzen van het eigen team kijken naar best practices. Plotseling komen ze met voorbeelden hoe zaken elders in de organisatie zijn geregeld en met voorstellen het ook zo te gaan doen. Zélf verantwoording nemen voor hun rol, dat maakt medewerkers gelukkig, geeft kracht en zelfvertrouwen.
In dit soort kansen liggen ook de uitdagingen voor managers. Als leidinggevende van een finance team moet je aanvaarden – en gaan waarderen – dat je minder zicht hebt op de ‘day-to-day’ taken van je teamleden. Micromanagement werkt nog moeizamer dan voorheen. Vertrouwen is beter dan wantrouwen. En waar het op kantoor makkelijk is om ”het zelf maar te doen” als een medewerker er niet direct uitkomt, is dat op afstand (gelukkig) een stuk lastiger. Kortom, het komt nu meer aan op coachen en (bij)sturen in plaats van controleren en micromanagen. Zorg wel dat de AO/IC of AO/IB binnen jouw bedrijf op orde is, zodat je veilig meer zelfstandigheid aan je medewerkers kunt geven.
Praktische tips voor het aansturen op afstand.
Probeer als manager je collega’s ruimte en verantwoording te geven om zélf de werkzaamheden in te richten. Stuur op grote lijnen en resultaten in plaats van op hoe lang iemand besteedt aan een taak. Als een collega wat moeilijker afstapt van de gewoonte om alles aan jou voor te leggen, leg dan uit dat hij of zij alle kennis en kunde in huis heeft om zelf de werkzaamheden in te richten en de aanpak te bepalen. En dat het helemaal niet erg is om fouten te maken of om er achteraf achter te komen dat je aanpak niet gewerkt heeft. Dat is de beste leerschool!
Belangrijk in de communicatie op afstand is wel dat je heel specifiek moet zijn in je verwachtingen. Als je op kantoor iets “zo snel mogelijk” wilt, is dat door de constante verbale en non-verbale communicatie waarschijnlijk duidelijk genoeg. Maar in communicatie met een collega op afstand kun je beter een datum of tijd noemen. Maak ook heel duidelijk wat je van de rol verwacht. Hoe mensen die verwachtingen waarmaken kunnen ze zelf invullen, maar spreek ze aan als het ze niet lukt.
Verbinden van het team
Er zijn eindeloos veel mogelijkheden om met je team te communiceren en in verbinding te blijven. Ik raad je aan om van deze variatie gebruik te maken en voor verschillende gelegenheden de juiste tools in te zetten. Chatprogramma’s zijn prima voor snelle communicatie, maar een plannings- of beoordelingsgesprek kun je beter face-to-face houden, of als dat echt niet kan met een videoverbinding. Daaromheen is een groepschat waardevol waarin jij en je medewerkers werkgerelateerde topics en vragen kunnen neerleggen.
Probeer heel regelmatig, liefst meerdere malen per week, elk teamlid te spreken en zien. Dit hoeft niet heel lang te zijn. Neem vooral niet in detail alle taken door, maar blijf bij de grote lijnen. Wij financials zijn vaak heel rationeel en zakelijk, maar bespreek tijdens het gesprek ook persoonlijke zaken. Vraag of je medewerker nog iets nodig heeft om zijn of haar rol succesvol te blijven vervullen, maar waak ervoor zelf een takenlijstje over te nemen.
Het is juist in deze tijd belangrijk het teamgevoel in ere te houden. Plan daarom minimaal eens per week een videogesprek met het hele team. Gebruik een duidelijke agenda, maar laat ook ruimte voor een persoonlijke noot. En heel belangrijk: zorg ervoor dat iedereen over een goede thuiswerkplek beschikt. Daar hoort ook een goede netwerkverbinding, kwalitatieve webcam en headset bij.
Tot slot, een tip die binnen mijn teams voor verbluffende resultaten heeft gezorgd. Probeer om teamleden te laten samenwerken (bijvoorbeeld in duo’s) aan een opdracht of project. Ik heb bijvoorbeeld teamleden in Polen gekoppeld aan medewerkers in India, daar waar ze dezelfde organisatieonderdelen bedienden. De resultaten en de soepele samenwerking waren bijzonder om te zien! Probeer in deze periode creatief om te gaan met de kansen die er zijn en dan garandeer ik je dat de resultaten je zullen verbazen.
Ik vertel graag meer over mijn ervaringen en de mogelijkheden voor op afstand het aansturen van financiële teams.