Zes praktische tips om uw cashflow management te professionaliseren

Cash is king

Of het nu gaat om een start-up, scale-up of grote organisatie: een goede kasstroom is altijd het uitgangspunt. Oftewel, cash is king. Organisaties kunnen verschillende redenen hebben waarom ze het cashflow management willen professionaliseren, maar vaak heeft het te maken met een uitdaging die invloed heeft op de cashflow. Bijvoorbeeld een start-up die veel heeft geïnvesteerd en merkt dat er in verhouding te weinig wordt verdiend. Of een organisatie die al jaren goed draait, maar nu vanwege gewijzigde marktomstandigheden, zoals toenemende grondstofprijzen, tegen problemen aanloopt.

Om meer grip te krijgen op de kasstromen, is inzicht in de juiste kasstromen van groot belang. Met deze zes tips heeft u dé handvatten om cash in uw organisatie structureel te managen. De tips splitsen we op in twee delen: het maken van een adequate liquiditeitsbegroting – het vooruitkijken – en tips bij het beoordelen van de cashflow.

Tips bij het maken van een adequate liquiditeitsbegroting

Het is van belang om voorafgaand aan het verbeteren van de cashflow een liquiditeitsbegroting op te stellen. Niet alleen biedt deze prognose van de cashflow inzicht in huidige en toekomstige geldstromen, het helpt u ook bij het plannen en beheren van financiële risico’s. Hierdoor maakt u juiste keuzes over investeringen en uitgaven.

1. Koppel de basis van de liquiditeitsbegroting aan de uitgangspunten van het budget

Vaak wordt de resultatenrekening als uitgangspunt genomen om inzicht te krijgen in de kosten en omzet. Toch zegt de inhoud van de resultatenrekening lang niet altijd iets over wat er daadwerkelijk wordt uitgegeven. Naast de rechtlijnige kosten waar het hele jaar door rekening mee wordt gehouden, zijn er ook piekmomenten waarop gelet moet worden. Voorbeelden hiervan zijn de personeelskosten voor vakantiegeld en uit te reiken bonussen in december, maar deze verschillen per organisatie en branche. Door inzicht te krijgen in de verwachte inkomsten en uitgaven en dit te koppelen aan de bredere financiële planning, worden er realistische verwachtingen geschept over wat er écht binnenkomt en uitgaat.

2. Maak de omloopsnelheid van uw debiteuren en crediteuren inzichtelijk

Vaak wordt er voor een gezonde cashflow gekeken naar wanneer uw onderneming bijvoorbeeld een factuur heeft verstuurd of ontvangen, terwijl de omloopsnelheid hierbij van groot belang is. De omloopsnelheid van debiteuren gaat over het tijdsbestek waarmee de onderneming zijn uitstaande debiteuren int. Wordt dit door bijvoorbeeld een langere betalingstermijn anders dan er in de financiële planning verwacht wordt? Dan kunt u hiernaar handelen en deze cijfers vertalen naar acties die ervoor zorgen dat u beter in kunt spelen op de financiële behoeften van de organisatie. Wellicht moet de huidige betaaltermijn worden aangepast of kunt u met crediteuren andere afspraken maken over betalingen.

3. Maak inzichtelijk wat de timing is van specifieke lasten

Grote eenmalige investeringen verschijnen doorgaans niet op de resultatenrekening, los van vaste kosten zoals belastingen, debiteuren en crediteuren. Toch hebben deze uitgaven vaak wel een significante impact op de cashflow, omdat ze op een specifiek moment plaatsvinden en het bedrag groot is. Bijvoorbeeld de aanschaf van een grote machine die niet wordt vermeld op de resultatenrekening. De investering kan dus over meerdere jaren worden afgeschreven, maar de uitgave gebeurt wel in één keer.

Tips bij het beoordelen van de cashflow

Door terug te kijken in de cijfers heeft u inzicht in waar en of er behoefte is om bij te sturen en eventuele trends of afwijkingen te signaleren. Neem deze inzichten mee in toekomstige begrotingen, wat beter helpt bij het voorspellen van de cashflow.

4. Stuur op de elementen zowel in de resultatenrekening als in de liquiditeitsbegroting

Door de elementen in zowel de resultatenrekening als de liquiditeitsbegroting goed in de gaten te houden en te beheren, krijgt u een duidelijk beeld van de financiële prestaties en cashflow. Mogelijke verschillen worden duidelijk en dit helpt om risico’s te verminderen, tijdig bij te sturen en uw organisatie op koers te houden. ‘’Kijk terug of de zaken die je verwacht had ook daadwerkelijk zijn gebeurd. Het is zelfs handig om dit wekelijks in de gaten te houden, zodat je gaandeweg kunt blijven bijsturen waar dat nodig is”, vertelt Sil.

5. Maak een ‘rolling’ cashflowprognose

Met een rolling cashflowprognose heeft u een flexibel financieel rapport in handen dat regelmatig wordt geüpdatet om te voorspellen hoeveel geld uw organisatie zal ontvangen en uitgeven in de komende maanden. Door via de prognose altijd 12 of 24 maanden vooruit te kijken kunt u de strategie hierop aanpassen en houdt u zicht op hoe de cashflow zich gaat ontwikkelen. Zo krijgt u bijvoorbeeld inzicht in wat er over vier à vijf maanden gedaan kan worden om over 18 maanden meer cash over te houden en kunt u hiernaar handelen met bijvoorbeeld investeerders. In situaties waarbij de cashflow onzeker is, is het waardevol om meerdere scenario’s op te nemen in de prognose, bijvoorbeeld een worst-case en best-case scenario naast het realistische scenario.

6. Ondersteun dit proces met effectieve dashboarding

Het automatiseren van processen helpt om de cashflow altijd inzichtelijk te houden en de juiste data eenvoudig te verzamelen. Door dashboarding kunt u rapporten instellen die automatisch worden uitgedraaid in een standaardformat, met bijvoorbeeld begrotingen als uitgangspunt. Hierdoor voorkomt u extra werkzaamheden en krijgt de financieel manager overzicht én inzicht. Tevens borgt u hiermee dat de cashflow informatievoorziening en management integraal gebaseerd is op uw financiële bronsystemen.

Projectondersteuning van A tot Z

Organisaties besteden in de waan van de dag vaak (te) weinig aandacht aan het professionaliseren van hun cashflow. Totdat de druk toeneemt door uitblijvende inkomsten of onverwachte uitgaven, waardoor organisaties zich moeten wenden tot kredietfaciliteiten. Daarom is het managen van de cashflow een essentieel onderdeel om uw onderneming draaiende te houden.

Laudame beschikt niet alleen over de kennis en ervaring om van A tot Z te ondersteunen in het cashflow management, maar gebruikt data om het achterliggende probleem op te sporen en bij de kern aan te pakken. Het ervaren team van specialisten biedt handvatten om cash structureel te managen door onder andere inzicht en automatisering. Consultant Leendert vertelt: ‘’Als het gaat om cashflow management nemen we de rol van verbeteringsgerichte adviseur aan. Daarin zijn we altijd eerlijk in wat het beste is voor uw organisatie en de financiële situatie.’’