Het geheim van financiële kwaliteit: de laatste 20 procent

Aan de Otto Hahnweg 20 in Utrecht treft u het hoofdkantoor van Stamhuis, een dynamische onderneming die grote retailketens begeleidt bij de nieuwbouw en verbouw van hun winkels. Binnen treft u, met een beetje geluk, Marion Wentink, controller bij Stamhuis, en, zolang hun opdracht loopt, Gerben Uijl en Marcel Sparreboom, interim-financials van Laudame. Zij nemen u mee in de succesvolle verbouwing van de financiële winkel van Stamhuis en in het geheim van financiële kwaliteit: de laatste 20 procent.


Derde generatie familiebedrijf

Even voor de achtergrond: Stamhuis is een inspirerend verhaal. Hendrik Stamhuis startte het bedrijf in 1926 als aannemer. Twee generaties later staat Stamhuis onder leiding van algemeen directeur en kleinzoon Henk Stamhuis en is de onderneming uitgegroeid tot een succesvolle, internationaal opererende retailontwikkelaar met zo'n 300 werknemers en vestingen in Utrecht, Medemblik, Zuidwolde en het Belgische Antwerpen. Stamhuis is inmiddels een van de grootste retailbouwers in de Benelux en bouwt en renoveert gemiddeld 1.200 projecten per jaar.

Het succes van Stamhuis zit in het Stamhuis Totaalconcept®, een integrale aanpak die slimmer, sneller, groener en goedkoper werkt, zeker voor de wat grotere ketens met veel vestigingen. Dat blijkt vervolgens ook uit de klantenlijst van Stamhuis, waar grote namen op prijken als Ahold, Hema, BP en Gall & Gall.

Kansencultuur

Midden in al die dynamiek zwaait Marion de scepter over de financiële huishouding van Stamhuis. Zij stuurt indirect de financiële administratie aan, is verantwoordelijk voor de projectadministratie en fungeert als contactpersoon voor de banken. Zij startte bij Stamhuis direct na haar afstuderen, aangetrokken door de prettige atmosfeer van het bedrijf: 'Stamhuis is niet groot, maar ook niet klein en heeft een cultuur waarin medewerkers de kans krijgen om projecten naar zich toe te trekken. Met de nodige ambitie kun je hier dus veel bereiken.'

Medio 2013 vertrok de toenmalige financieel directeur en Marion kreeg de mogelijkheid om zijn takenpakket over te nemen. Geen eenvoudige stap, herinnert Marion zich: 'Ik wilde dat best proberen, maar dan had ik wel een goed team nodig. Want ik kon weliswaar beschikken over een financiële administratie en twee projectcontrollers, maar naar mijn idee hadden we extra kwaliteit nodig om onze ambities te realiseren. We wilden het rapportageproces verbeteren, onze analysevaardigheden vergroten en de afdeling in totaal naar een hoger niveau krijgen.'

Frisse blik van buiten

Op dat moment mengt Gerben zich in het gesprek en valt Marion bij: 'In dit soort processen kun je vaak ook goed een frisse blik van buiten gebruiken. Iemand die wat minder 'vast' zit in de structuur.' Gerben is geen onbekende voor Stamhuis. In 2009 deed hij er al eerder een klus en hij is dus bekend met de structuur van de organisatie. Zijn naam kwam dus al snel boven drijven toen Marion vroeg om externe ondersteuning voor haar uitdaging op de financiële administratie.

Marion zag uiteraard de voordelen van het inhuren van iemand met kennis van de organisatie, maar vroeg toch eerst om een gesprek met Gerben: 'Ondanks de kennis en de persoonlijke klik, wilde ik wel weten hoe hij zijn leidinggevende kwaliteiten inschatte, want daar zou ook een beroep op worden gedaan in dit traject. En je wilt wel samenwerken met iemand van wie je denkt dat hij de klus kan klaren.'  

Gerben zag niet op tegen dat gesprek: 'In een voorgaande opdracht had ik de rol van projectleider waarin ik heel veel heb geleerd op het gebied van leiding geven.' En het verhaal werd nog beter voor Laudame, want acht dagen na de entree van Gerben werd collega Marcel bijgeschakeld. De gecombineerde opdracht van verbeterslagen en het aansturen van een team van acht man, vergde toch wel de inzet van twee externen. Samenwerken met Gerben lag voor de hand, want dat had Marcel in een eerdere opdracht bij ProRail ook al met succes gedaan. Ook Marcel vond het leuk om voor Stamhuis aan de slag te gaan. 'Stamhuis is echt een superleuk bedrijf. Wat zij doen, is heel tastbaar en sterk gericht op het ontzorgen van hun klanten.'

Tachtig procent

Vanaf juni tot en met december 2013 hebben Gerben en Marcel, in nauwe samenwerking met Marion, de nieuwe structuur van de financiële afdeling neergezet, processen gestandaardiseerd en een efficiencyslag gemaakt. Mooi voorbeeld is de financiële maandrapportage. Voorheen verscheen deze belangrijke managementrapportage (in verschillende layouts, met als gevolg een moeizame consolidatie) gemiddeld drie weken na het maandeinde. Dit is nu teruggebracht tot ongeveer zeven dagen.

Dat 'samen met de afdeling' is cruciaal volgens Gerben: 'We hebben veel energie gestoken in het betrekken van het team. En dat betekent dat je ze moet laten nadenken over wat zij kunnen bereiken. Dus hebben we onze ambities opgeknipt in tien concrete projecten en gevraagd wie welk project wilde oppakken. Vervolgens hebben wij hen intensief gecoacht bij het realiseren van hun project. Natuurlijk hebben we zelf ook meegewerkt, maar onze aanpak heeft er wel toe geleid dat het team enthousiast werd en ons niet zag als bedreiging maar als hulp.'

Twintig procent

Niet dat Gerben en Marcel nu onmisbaar zijn voor de financiële afdeling van Stamhuis, juist niet. De kracht van Laudame is juist dat ze zich in zekere zin misbaar maken. Marion: 'Ik ben het daar zeker mee eens. In de eerste 80 procent van een verbeteringsslag, gaat een organisatie heel enthousiast aan het werk. Je zet grote stappen vooruit en ziet de resultaten van wat je aan het doen bent. De kunst is echter om die nieuwe kwaliteit ook te borgen in de organisatie. Dat is de laatste 20 procent. Dan gaat het om de afwerking, ervoor zorgen dat mensen zelf weten hoe ze zaken aanpakken, kortom, de puntjes op de i. Minder motiverend, maar noodzakelijk om te voorkomen dat mensen terugvallen in oude patronen en processen laten versloffen. Dat doorzettingsvermogen vind ik een bijzonder sterk punt van Laudame.'

Ook de rest van Stamhuis begint nu de vruchten te plukken van het inhuren van Laudame. De jaarrekening is twee maanden eerder afgerond dan ze gewend waren en heeft meer kwaliteit. Daarnaast zijn de managementrapportages sterk vereenvoudigd, waarbij de informatie rechtstreeks uit de bron (ERP-systeem) komt, en dus voor iedereen herleidbaar is. Ook de koppelingen naar externe bestanden zijn verleden tijd. Vanaf nu genereert Stamhuis én betere managementrapportages én heeft het daardoor één fte minder nodig.

Verlanglijstje

Wat Marion betreft is er bij Stamhuis nog van alles te doen: procedures kunnen nog strakker, de interne facturatie tussen de verschillende bedrijven kan beter, er kan nog een slag gemaakt worden met de interpretatie en forecasting van de cijfers, et cetera. Daarnaast lopen er nog enkele projecten, zoals factuurscanning en het integreren van alle administraties in één ERP-systeem. Vandaar dat Gerben en Marcel van april tot en met september dit jaar nog steeds te vinden zijn bij Stamhuis in Utrecht.