De uitdaging: te veel uitzonderingen, te weinig overzicht
In maart 2023 ging ABB in Nederland en België live met een nieuwe plannings- en verloningsproces via: Field Service Lightning (FSL), in combinatie met Growteq en SAP/HR. Engineers plannen hun werkzaamheden via FSL, registreren hun gewerkte uren en declaraties in Pulsar, waarna de vergoedingen automatisch worden berekend via SFDC FSL in Growteq.
Maar in de praktijk bleek het systeem veel complexer dan vooraf gedacht. ABB werkt met een grote variatie aan vergoedingen: werkuren, reisuren, slaapuren, toeslagen voor nachtwerk, weekenddiensten, feestdagen en buitenlandse opdrachten om er een aantal te noemen. En elk scenario heeft zijn eigen regels, die ook nog afhankelijk zijn van het land.
De oplossing: van Excel naar Power BI
Toen het aantal correcties en uitzonderingen niet meer te overzien was, besloot ABB op zoek te gaan naar externe expertise. Cees de Vreugd werd als Lead Consultant data vanuit Laudame Financials aangehaakt om de enorme hoeveelheid data te structureren, analyseren en daarna te visualiseren in Power BI.
Samen met Alex Hoogendoorn werkte Cees aan een oplossing die zowel terugwerkende correcties kon onderbouwen als toekomstige verloning correct verwerkt. De analyse richtte zich op het vergelijken van de data uit het productiesysteem met een ‘schaduwsysteem’, waarbij verschillen (delta’s) inzichtelijk werden gemaakt en herleidbaar werden voor de business. “Het gaat hier om meer dan alleen cijfers. Dit heeft impact voor onze collega’s. Dus moet het kloppen, uitgelegd kunnen worden én betrouwbaar zijn.”
“In eerste instantie ben je gedreven om het zelf op te lossen, maar op een gegeven moment moet je gewoon eerlijk zijn: we missen deze specifieke expertise.” Alex Hoogendoorn, Commercial Process Excellence Manager
Het resultaat: grip op processen én vertrouwen
Dankzij het Power BI-dashboard kan ABB inmiddels niet alleen correcties met onderbouwing doorvoeren, maar ook zelf service managers trainen om inzicht te krijgen in het proces en declaraties te verklaren richting hun teams. De interne acceptatie groeit, en vanaf november verwacht ABB geen maandelijkse correctierondes meer nodig te hebben.
De les: durf op tijd te zeggen ‘dit kunnen we niet zelf’
Volgens Alex was één van de belangrijkste keuzes in dit traject het erkennen dat de complexiteit te groot werd om intern op te lossen. “In eerste instantie ben je gedreven om het zelf op te lossen, maar op een gegeven moment moet je gewoon eerlijk zijn: we missen deze specifieke expertise.”
Zijn advies aan andere organisaties? Begin klein. Kijk samen met een specialist naar je situatie. Vaak levert dat al in korte tijd veel helderheid op.
Conclusie: grip op data is nodig voor grip op morgen
Data is niet alleen iets voor dashboards of rapportages. Data raakt mensen. En als het gaat om zaken als verloning, dan móét het kloppen. ABB laat zien dat grip op je data ook betekent: grip op je processen en grip op vertrouwen.
“Ik durf nu te zeggen dat we grip hebben op deze data en het proces. En daarvoor was dit niet inzichtelijk.”