In het vorige artikel hebben we aan de hand van 10 regels tips gegeven om een goede rapportage te bouwen. Een financial met enige ervaring weet dat goede visualisaties niet altijd voldoende zijn om het gewenste resultaat te bereiken met een rapportage. Vaak is de onderliggende data die gebruikt wordt complex van aard en is het een hele klus om data zodanig te structureren dat het werkelijke doel van een rapportage behaald wordt. In dit slotartikel beschrijven we daarom een belangrijk onderwerp van de laatste trainingsavond: calculaties en filters.
In Power BI kan aan bestaande kolommen een berekende kolom worden toegevoegd, zodat voor elke record een waarde wordt uitgerekend. Echter, omdat een berekende kolom bij het opstarten en verversen veel rekenkracht vergt, is het werken met metingen beter en veel sneller. Een meting is te herkennen aan het feit dat deze maar één waarde/getal oplevert. Deze waarde komt pas naar voren in het geval dat een meting wordt gebruikt in een visualisatie.
Data Analysis Expressions
Een meting wordt in Power BI geschreven in de formuletaal DAX (Data Analysis Expressions). Het is verleidelijk om data in te laden en hier direct mooie visualisaties op los te laten, maar uiteindelijk gaat het erom dat verschillende gegevensbronnen optimaal gecombineerd worden zodat een goede analyse mogelijk is. DAX is een verzameling aan functies, operatoren en constanten die in een formule of expressie kunnen worden gebruikt om één of meerdere waarden te berekenen en te retourneren. Met DAX kan dus nieuwe informatie worden gegenereerd uit data die reeds in het model aanwezig zijn.
Een DAX-formule lijkt in zekere zin op een excel-formule en begint met een isgelijkteken. Vervolgens wordt er in de formule verwezen naar kolommen, die altijd worden ingesloten door vierkante haakjes [ ]. Bij het werken met DAX is het goed om te beginnen met de basisformules, denk aan SUM, COUNT, AVERAGE, MIN, MAX en DISTINCT COUNT. Ook zijn er nuttige datumfuncties te vinden in Power BI, zoals DATEDIFF en CALENDAR. Naast deze formules wordt in DAX vaak de CALCULATE-formule gebruikt, om dynamische berekeningen te maken die wel of juist niet afhangen van bepaalde filters.
Dynamische berekeningen
De meerwaarde van DAX zit in de mogelijkheid om met verschillende (soorten) functies dynamische berekeningen te maken over meerdere kolommen en tabellen. Als je de DAX-code eenmaal geschreven hebt, staat het model en worden alle visualisaties bij het verversen van nieuwe data automatisch bijgewerkt. Dit in tegenstelling tot Excel, waarin je vaak toch lang bezig bent om bent om verschillende data te koppelen en te analyseren. Een aandachtspunt bij het werken met DAX is wel om berekeningen zo eenvoudig en kort mogelijk te houden en om tussen de geschreven codes goed te noteren welke keuzes zijn gemaakt.
Het was leerzaam en waardevol om op de laatste avond van het Power BI traject met Jarno naar de mogelijkheden van DAX te kijken. Eén avond is weliswaar veel te kort om DAX je helemaal eigen te maken, maar we hebben als financials een goed inzicht gekregen hoeveel er mogelijk is met deze formuletaal!
Deze serie artikelen over Power BI begon met een aantal quotes en terugkijkend op het hele traject mogen we concluderen dat Power BI financials zeker in staat stelt om gegevens om te zetten in kansen, betere zakelijke beslissingen te maken en de stap naar een data-driven bedrijfscultuur met business intelligence voor iedereen mogelijk maakt.
Waarom zou jij als financial iets met Power BI moeten?
In het eerste artikel van deze serie gingen we in op de ‘waarom?’-vraag van Power BI. Dat artikel lees je hier.
In het tweede artikel in deze serie bespraken we het belang van een solide gegevensmodel voordat je in Power BI aan de slag gaat. Dat artikel lees je hier.
In het derde artikel kwamen 10 gouden regels voor het bouwen van een goede rapportage in Power BI aan bod. Dat artikel lees je hier.
Iedere organisatie is anders, maar op hoofdlijnen geloven we dat er vier cruciale thema’s zijn voor het succesvol implementeren en gebruiken van Power BI. Onze jarenlange ervaring op het snijvlak van Finance & IT (en specifiek Power BI) hebben we samengebracht in de Whitepaper ‘In Control met Power BI’. Benieuwd wat Power BI voor jou kan betekenen? Download dan snel de Whitepaper.