Tijdens de derde avond van het Power BI-traject stonden de visualisatiemogelijkheden van Power BI centraal. Aan de hand van 10 gouden regels bespreken we waar goede rapportages aan voldoen, hoe je deze vormgeeft en waar je op moeten letten bij het bouwen van rapportages in Power BI.
- Elke rapportage begint met een doel.
Een logisch begin, zo lijkt het, maar toch wordt hier regelmatig (te) weinig aandacht aan besteed. Denk vooraf na over een aantal vragen: “Waarom zet je een rapportage op?” “Voor wie?” en “Wat wil je overbrengen aan de gebruiker?” Het helpt om het doel als een concrete actie op te schrijven. Bijvoorbeeld: “Inzicht geven in de prestaties van divisie X ten opzichte van de afgelopen jaren.” - Bouw dashboards, geen rapportages: geef antwoord op het doel van je rapportage.
Stap niet in de valkuil om ellenlange toelichtingen en te veel informatie in de rapportages te verwerken. Het dashboard moet antwoord geven op het doel van je rapportage. Op de achterliggende rapportage kun je vervolgens meer in detail analyseren en visualiseren. - Denk na over de leesrichting.
Hoe neem je de gebruiker mee in het lezen van je rapportage? We zijn psychologisch geneigd om linksboven te beginnen en rechtsonder te eindigen. Houd hier rekening mee in het plaatsen van je dashboards. - Visualisaties: kies er maximaal 3 en gebruik die consistent.
Power BI biedt oneindig veel mogelijkheden qua visualisaties. Het gevaar is dat je je door alle opties laat verleiden en er te veel informatie in verschillende vormen op je dashboard terechtkomt. Door die wirwar aan visualisaties verliest de gebruiker het overzicht. Ons advies is om maximaal drie (eenvoudige) visualisaties te kiezen en die in te zetten. - Geef context aan je dashboards: waaruit bestaan je dashboards?
Data en cijfers zonder de juiste context zijn waardeloos. Een ‘omzet van 309 miljoen in sector A’ kan bijvoorbeeld voor het ene bedrijf een prachtig resultaat zijn terwijl het voor een andere organisatie een enorme teleurstelling betekent. Denk na over definities en hoe je de gebruiker de juiste context meegeeft bij het gebruiken van je dashboard. - Interpretatie: gebruik goede titels, legenda’s en gegevenstabellen.
Gebruik dynamische titels, legenda’s en gegevenstabellen. Door een goede structuur en de juiste koppelingen aan te brengen kan de gebruiker gemakkelijk navigeren door de verschillende onderliggende dashboards en gegevenstabellen. Het doorklikken naar onderliggende gegevenstabellen kan, wanneer goed ingericht, een enorme meerwaarde voor je dashboard zijn. - Kleuren: wees matig met kleurgebruik.
Ook overmatig kleurgebruik kan ervoor zorgen dat de gebruiker het overzicht verliest. Power BI biedt uitgebreide mogelijkheden om de huisstijl van de organisatie te verwerken in de rapportages. Met het bedrijfslogo en de vertrouwde kleuren komt een dashboard veel sneller tot leven. Pas wel op kleuren met een sterke associatie zoals de stoplichtkleuren: rood, oranje en groen. - Opmaak: breng structuur aan in je rapportage.
Begin in de bovenste regel met de titel van je dashboard of rapportage. Plaats daaronder een beschrijving van de inhoud van die rapportage en eventuele definities die relevant zijn voor de gebruiker. Daaronder is ruimte voor twee of drie dashboards die de gebruiker duidelijk en overzichtelijk laten zien wat er gebeurt. Onderin is er dan nog ruimte voor een balk waarin je verwijst naar andere werkbladen zodat de gebruiker gemakkelijk kan navigeren. - Uitlijning: zorg dat de visualisaties netjes zijn uitgelijnd.
Hoewel ook deze regel voor zich lijkt te spreken, worden dashboards regelmatig te dicht op elkaar geplaatst. Door ruimte te laten tussen de verschillende dashboards blijf het geheel overzichtelijk. - In één oogopslag.
Zorg ervoor dat de gebruiker niet hoeft te scrollen om belangrijke informatie op het scherm te krijgen. Door tooltips en doorklikmogelijkheden te bieden zorg je ervoor dat de gebruiker zo min mogelijk hoeft te switchen tussen visualisaties en tabbladen. Ook de eerder besproken navigatiebalk onderin speelt hierin een belangrijke rol. Bied de gebruiker ook het gebruikersgemak wat je van een goede rapportage verwacht. Zorg ervoor dat je met een minimaal aantal clicks altijd de juiste informatie op het scherm weet te krijgen.
Naast deze 10 gouden regels voor een goede rapportage in Power BI bespraken we de uitgebreide mogelijkheden van Power BI om rapportages (online) te kunnen delen met gebruikers. Deze functionaliteit maakt het voor jou mogelijk om de rapportage te delen met bepaalde gebruikers waaraan je ook verschillende rechten kan toekennen. Ook zijn deze online versies overal toegankelijk via je smartphone en/of tablet. Een enorme flexibiliteit dus.
Uiteraard gaan er nog wel wat stappen vooraf aan het visualiseren en opmaken van je rapportage. Volgende week nemen we je daarom mee in de onderliggende rekenkundige formules en de mogelijkheden die Power BI op dat gebied aanbiedt en gaan we in het op structureren van data met DAX.
Waarom zou jij als financial iets met Power BI moeten?
In het eerste artikel van deze serie gingen we in op de ‘waarom?’-vraag van Power BI. Dat artikel lees je hier.
In het tweede artikel in deze serie bespraken we het belang van een solide gegevensmodel voordat je in Power BI aan de slag gaat. Dat artikel lees je hier.
In het vierde en laatste artikel in deze serie komen de mogelijkheden van DAX aan bod. Dat artikel lees je hier.
Iedere organisatie is anders, maar op hoofdlijnen geloven we dat er vier cruciale thema’s zijn voor het succesvol implementeren en gebruiken van Power BI. Onze jarenlange ervaring op het snijvlak van Finance & IT (en specifiek Power BI) hebben we samengebracht in de Whitepaper ‘In Control met Power BI’. Benieuwd wat Power BI voor jou kan betekenen? Download dan snel de Whitepaper.