Plantenkwekerij Plantise is ontstaan uit een fusie (juridisch bekrachtigd in september 2019) van plantenkwekerij Leo Ammerlaan, plantenkwekerij Van der Lugt en de Grow Group. Sinds de fusie heeft Plantise 50 hectare kasoppervlak in Nederland en 16 hectare in het buitenland. Daarmee behoren ze tot de top drie van opkweekbedrijven in Nederland en is het bedrijf marktleider in biologische opkweek en de verlengde opkweek van snijgerbera’s.
Door deze fusie is de informatiebehoefte zowel intern als extern flink veranderd. Voorheen liepen eindverantwoordelijken continu op de werkvloer en konden zij het merendeel van hun beslissingen prima baseren op directe input vanuit de werkvloer en hun ervaring. Met het groter worden van de organisatie zijn de beslissingen binnen de directie omvangrijker geworden en kan er niet meer gestuurd worden op ‘gut feeling’.
Sinds de fusie zijn er binnen Plantise meerdere stappen gezet om deze transitie in goede banen te lijden. Zo is er een nieuw ERP systeem uitgerold, is het zelfde tijdschrijfsysteem in gebruik genomen op alle locaties en worden de processen steeds meer op elkaar afgestemd. In juni 2020 is Timo Vermeulen als interim business controller vanuit Laudame Financials aan zijn opdracht begonnen om stappen te zetten in deze transitie, waarin Power BI een belangrijke rol speelt.
Een (te) snelle start: opleveren, opleveren en opleveren
In het begin van de datatransitie zijn in een hoog tempo veel verschillende (Power BI) rapportages ontwikkeld. Tijdens, maar met name na deze eerste ontwikkeling, werden deze rapportages weinig gebruikt en daarmee werd de potentiële waarde van deze informatie niet benut. Extra complicatie hierbij was dat er door het overgaan naar één ERP systeem geen historische vergelijking mogelijk was door een gebrek aan vergelijkbare data-definitiestructuren.
Doordat het datagedreven werken werd opgestart in combinatie met het ontbreken van relevante historische vergelijking, ontbrak in veel rapportages de relevante context om de absolute waardes te kunnen toetsen. Dit gebrek aan toetsingsmogelijkheden maakte ook targetsetting onmogelijk. Geen optimale omstandigheden om de transitie naar datagedreven werken vorm te geven en collega’s hierin mee te nemen.
"Daarmee zijn collega’s op verschillende afdelingen binnen Plantise in staat om hun strategie te baseren op relevante data uit Power BI en daarmee de organisatie verder te brengen."
Een stapje terug: samen bouwen aan de juiste rapportages
Omdat er een stevige technische basis stond toen Timo aan zijn opdracht begon, kon hij zich richten op de belangrijkste vraag: “Waarom worden de rapportages zo weinig gebruikt?” Om de collega’s mee te krijgen in de transitie was het essentieel om vertrouwen te kweken en de eindgebruikers te betrekken bij de ontwikkeling van de rapportages.
In de praktijk bleek dat er daarmee inhoudelijk weinig veranderde aan sommige bestaande rapportages, maar door de eindgebruikers bij het proces te betrekken, hen sturend te laten zijn in de ontwikkeling en enthousiast te maken voor de inzichten die daarmee ontstonden, kon Timo echt stappen zetten richting een meer datagedreven cultuur. Daarbij was het belangrijk om niet zelf alles in één keer perfect te willen doen. Door in korte cycli te werken en gebruik te maken van de data vanuit eerdere rapportages om de vervolgvraag te stellen aan de business kon hij stapsgewijs steeds meer collega’s meenemen in deze werkwijze. In deze periode heeft hij ook veel tijd besteed aan het trainen van de business. Door collega’s data te leveren in overzichtelijke en duidelijke rapportages, uitleg te geven over de potentiële impact op de prestaties en collega’s mee te nemen in hoe de bedrijfsvoering daarop afgestemd kan worden, wist hij het enthousiasme over te brengen op de gebruikers. Stapje voor stapje werd zo toegewerkt naar een breed gedragen rapportagestructuur.
De impact: van gut feeling naar inzicht om op te sturen
Timo heeft inmiddels flinke stappen gezet in de transitie naar datagedreven werken binnen Plantise waardoor er breed gedragen en solide rapportages in gebruik zijn. Voorheen bleven vragen vaak onbeantwoord of in ieder geval zonder data onderbouwd. Inmiddels beschikt men op steeds meer vlakken over Power BI rapportages die relevante informatie binnen een inzichtelijke en gebruiksvriendelijke tool weergeeft. Niet alleen als platte data van de huidige situatie, maar ook ten opzichte van historische prestaties en gestelde doelen voor de komende periode. Daarmee zijn collega’s op verschillende afdelingen binnen Plantise in staat om hun strategie te baseren op relevante data uit Power BI en daarmee de organisatie verder te brengen.
Power BI in de praktijk bij Plantise
We inspireren je graag met een tweetal voorbeeldrapportages van Plantise. Onderstaande voorbeelden zijn gemaakt met fictieve data en tonen de mogelijkheden op het gebied van omzet per maand, jaar, merk en verkoopkanaal en omzet per locatie.
Een succesvolle transitie naar datagedreven werken (met Power BI)
Wil jij meer weten over de mogelijkheden van datagedreven werken, maar kom je er maar niet aan toe? Of wil je geïnspireerd worden door de mogelijkheden die Power BI heeft te bieden op dat gebied? Eerder dit jaar organiseerden we een inspiratiesessie met het thema ‘Succesvolle transitie naar datagedreven werken (met Power BI). Je kunt de sessie bekijken via onderstaande button.
Whitepaper ‘In Control met Power BI’
Iedere organisatie is anders, maar op hoofdlijnen geloven we dat er vier cruciale thema’s zijn voor het succesvol implementeren en gebruiken van Power BI. Door onze ruime ervaring op het snijvlak van Finance & IT brengen onze professionals in elke fase van dit traject organisaties verder. Benieuwd wat Power BI voor jouw organisatie kan betekenen? Download dan de Whitepaper ‘In Control met Power BI’.