Daarnaast vroegen de gehanteerde definities van de data en de dimensionering van de data om een verdere aanscherping. Het proces eromheen was op zichzelf behoorlijk ver geautomatiseerd. Een datadump uit verschillende bronnen werd in Excel samengevoegd, vernuftig aan elkaar gekoppeld en weer geplakt in een PowerPoint presentatie die met de aandeelhouders werd gedeeld. Op een vergelijkbare arbeidsintensieve wijze, maar los van dit traject, liep ook nog een rapportageproces voor de regiodirectie. Het doel was het creëren van één centrale plek voor alle financiële data: Power BI. Op verzoek van Sander is tevens gekozen voor een versnelde implementatie van Lucanet.
Power BI was ooit wel geïnstalleerd, maar veel verder dan wat testen was Mentaal Beter nog niet gekomen. Tot 2020; in het afgelopen jaar zijn er namelijk flinke stappen gezet in het Power BI-proces. Inmiddels komt alle data samen in één Power BI-model, rolt de maandrapportage voor de aandeelhouders eenvoudig uit Power BI en beschikt de regiodirectie dagelijks over actuele stuurinformatie vanuit de BI-omgeving. Een mooi traject waar Erwin Steller als interim financial een cruciale rol in heeft gespeeld.
Structuren van financiële data
Verwant aan het succes van Power BI is de succesvolle implementatie van Lucanet voor het consolideren van de financiële data. Voorheen werkte de afdeling finance met een handmatige dump vanuit het bronsysteem waarna de data in Excel aan elkaar gekoppeld werd. Nu gebeurt dat al onder de motorkap binnen Lucanet, waardoor het proces, sneller, flexibeler en veel minder foutgevoelig is geworden.
Twee belangrijke voordelen van Lucanet zijn de flexibiliteit en de uitgebreide mogelijkheden om de financiële data te structuren. Met de verschillende rapportagebehoeften binnen de organisatie in het achterhoofd, kon Erwin de financiële data binnen het systeem zo inrichten dat de financiële data perfect aansloot op de niet-financiële data.
Samenbrengen van financiële en niet-financiële data
En dat was voor Mentaal Beter een belangrijke voorwaarde. In de maandelijkse- en dagelijkse rapportages spelen ook niet-financiële gegevens een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan budget in minuten, budget in productiviteit en budget in FTE’s. Alleen wanneer deze verschillende databronnen op het laagste niveau worden gekoppeld kan er een werkbare hiërarchie ontstaan die de eindgebruiker de gewenste flexibiliteit biedt. Denk als voorbeeld aan een kostenplaats die zowel in de financiële als de niet-financiële data gelijk moet zijn.
Door de data op deze manier te structuren en te koppelen kan Mentaal Beter voor verschillende rapportages op ieder moment en op elk gewenst niveau informatie dimensioneren op bijvoorbeeld budget, actuals en forecasting vanuit één centrale database. Zo kan er gemakkelijk geschakeld worden tussen de rapportagebehoefte van bijvoorbeeld een regiodirecteur uit Zuid-Nederland en een bestuurder die het totaalplaatje wil zien. Optimale flexibiliteit dus, uit hetzelfde systeem en met dezelfde data. Bij de ontwikkeling van de dashboards was het principe van de ‘actionable insights’ leidend. Een opgeleverd dashboard dient collega’s te motiveren om in actie te komen. Dit betekent dat een analyse dusdanig gestructureerd moet zijn dat de noodzakelijke actie uit het dashboard direct duidelijk is.
Power BI in de praktijk bij Mentaal beter
We inspireren je graag met een voorbeeldrapportage van Mentaal Beter. In deze rapportage zie je hoe Mentaal Beter met één oogopslag inzicht krijgt in omzet, (procentueel) bruto winstmarge, EBITDA en productiviteit op maand- en jaarbasis. Dit voorbeeld is gemaakt met fictieve data.
“We houden binnen finance nu veel meer tijd over voor inhoudelijke analyses en adviezen!”
Een flexibel proces, diepgaande analyses en tevreden gebruikers en stakeholders
Het resultaat mag er wezen. Nu Erwin zijn interim opdracht heeft afgerond, beschikt Mentaal Beter met Power BI over een BI-omgeving waarin alle relevante data samenkomt en verschillende stakeholders de relevante stuurinformatie kunnen ophalen. Via de computer, telefoon of op een tablet.
Logischerwijs verloopt ook het proces rondom het opstellen van de rapportages een stuk soepeler. Handmatige werkzaamheden zijn geminimaliseerd en alles vindt plaats vanuit één datamodel in Power BI. Daarmee ontstond er voor de afdeling finance veel meer ruimte voor gerichte analyses en beter advies richting de regiodirectie en aandeelhouders. De implementatie van Power BI heeft ervoor gezorgd dat analyses en adviezen nu beter aansluiten, makkelijker tot stand komen en heel gericht ingezet kunnen worden. En daarmee is ook de positie van finance binnen Mentaal Beter flink verstevigd. Een prestatie om trots op te zijn.
Whitepaper ‘In Control met Power BI’
Iedere organisatie is anders, maar op hoofdlijnen geloven we dat er vier cruciale thema’s zijn voor het succesvol implementeren en gebruiken van Power BI. Door onze ruime ervaring op het snijvlak van Finance & IT brengen onze professionals in elke fase van dit traject organisaties verder. Benieuwd wat Power BI voor jouw organisatie kan betekenen? Download dan de Whitepaper ‘In Control met Power BI’.