Een openhartoperatie
De overstap naar een cloudgebaseerd platform was meer dan een technische vernieuwing. Het was, in de woorden van betrokkenen, een openhartoperatie: het vervangen van het kloppende hart van de organisatie, terwijl de dagelijkse processen moesten blijven draaien.
Het oude systeem zat vol maatwerk, lastig te onderhouden en niet meer geschikt voor de ambities van de stad. De nieuwe oplossing moest stabiel, veilig en flexibel zijn. Dat betekende: talloze processen opnieuw vormgeven, vele tientallen koppelingen vernieuwen, en keuzes maken over hoe de organisatie in de toekomst wilde werken.
Waar vroeger het systeem zich aanpaste aan de processen, wordt bij een cloud-toepassing de logica omgedraaid. De cloud werkt op basis van best practices: het systeem is leidend, de organisatie past zich aan. Dat vraagt niet alleen technische kennis, maar vooral veranderkracht en samenwerking tussen afdelingen.
De kunst van koers houden
Bij zo’n omvangrijk programma komt alles samen: IT, finance en de business. Het succes hangt af van hoe goed die werelden elkaar weten te vinden. Binnen dit project lag daar een belangrijke rol voor het programmamanagement, ingevuld door Sjaco Trouwborst namens Laudame Financials.
Zijn opdracht: koers houden in een complex speelveld met uiteenlopende belangen. Dat vroeg om het vermogen om de taal van de business te spreken, IT te begrijpen en aandacht te houden voor de menskant.
Ingewikkelde hobbels genoeg, van koppelingen die complex te realiseren bleken tot deelprocessen waar geen standaardoplossingen voor bleken te zijn. De druk op de organisatie was hoog en het kwam erop aan om overzicht te bewaren, rust te creëren en de volgende stap mogelijk te maken.
De overstap naar de cloud was voor Rotterdam geen kwestie van acute noodzaak, maar van vooruitkijken. De gemeente koos voor een modern fundament voor haar financiële functie.
Samenwerken op zijn Rotterdams
De samenwerking tussen Rotterdam en Laudame kenmerkten zich door nuchterheid, mensgerichtheid en een focus op resultaat. De aanpak draaide om drie uitgangspunten:
- Rust en overzicht: door onduidelijkheden en meningsverschillen open te bespreken en de focus te houden op de kern van de opgave.
- Combinatie van mens en resultaat: inhoudelijke kennis van financiële processen koppelen aan projectmatig werken en IT-affiniteit.
- Verbinding tussen disciplines: business, IT en finance niet als losse werelden, maar als één geheel.
Een toekomstbestendige oplossing
De gemeente beschikt nu over een modern cloudplatform dat de financiële kernprocessen ondersteunt en is geïntegreerd met de vele primaire systemen binnen de organisatie. Maar de grootste winst zit in de combinatie van de techniek en de manier van werken.
De mindset is aan het veranderen: van “IT maakt wat wij vragen” naar “hoe kunnen we het systeem benutten om beter te werken?”. Dat geeft de basis voor het doorvoeren van verdere verbeteringen, sneller inspelen op ontwikkelingen en meer grip op de toekomst.
Lessons learned voor andere implementatieprojecten
De Rotterdamse ervaring biedt waardevolle lessen voor andere gemeenten en organisaties die een vergelijkbare stap overwegen:
- Zorg voor breed draagvlak. Een transitie van deze omvang vraagt steun van topmanagement én ambassadeurs op de werkvloer.
- Faseer waar nodig. Een big-bang-aanpak kan snelheid brengen, maar kent ook risico’s. Soms is gecontroleerd bouwen slimmer dan in één keer springen.
- Kies de juiste mensen. Succesvolle programma’s worden geleid door mensen die business, IT en finance verbinden
Trots op de stad
De overstap naar de cloud was voor Rotterdam geen kwestie van acute noodzaak, maar van vooruitkijken. De gemeente koos voor een modern fundament voor haar financiële functie.
Met de juiste mensen op de juiste plek, zowel intern als extern, werd de operatie zorgvuldig uitgevoerd. Niet zonder uitdagingen, maar met een prachtig resultaat.
Ik vertel u graag meer over onze aanpak. Neem contact op of laat uw gegevens achter via het formulier. Dan neem ik zo snel mogelijk contact op.