Effectief Performance Management

‘We are drowning in information but starved for knowledge’ – John Naisbit

Geschreven door Hein Heuvelmans

Resultaatgericht(er) sturen doe je niet zomaar en is zeker geen abc’tje. Ga maar na hoeveel er over dit onderwerp, in alle kleuren en smaken, gepubliceerd en gedoceerd wordt en hoeveel professionals er een baan in of taak aan hebben. Een goed werkend dashboard of goed werkende managementrapportage vertelt het succes of falen van de business en stelt de manager in staat om gericht bij te sturen. Helaas zijn veel rapportages en dashboards die van alles vertellen, indrukwekkend in elkaar gezet zijn, maar erg weinig inzicht geven en nauwelijks helpen bij de gewenste resultaatverbetering. Komt dat door het dashboard, de bestuurder, of de makers van het dashboard?

Misschien wel het beste dashboard ooit gemaakt is het dashboard dat we dagelijks gebruiken als we in onze auto van A naar B reizen. Moeiteloos weten we een complex vervoersysteem naar de gewenste bestemming te sturen. We hebben voortdurend het gevoel dat we ‘in control’ zijn. En als we een leen- of huurauto hebben, zijn we ook in staat om binnen luttele seconden resultaatgericht te sturen. En dan te bedenken dat dit type dashboard al meer dan 100 jaar bestaat.

Waarom is het dan iedere keer toch weer zo’n uitdaging om een goed en effectief dashboard of een goede en effectieve managementrapportage te maken en te gebruiken?
Daar kunnen nog vele studies over gedaan worden. Wat ik in elk geval mee wil geven zijn onderstaande tips voor het bouwen en gebruiken van een effectief dashboard:

1. Het klinkt heel basaal, maar het is essentieel als basis: definieer een eenduidige set resultaatdoelstellingen en vertaal deze SMART naar KPI’s - daar begint resultaatsturing mee.

2. Rapporteer niet alleen wat je al bereikt hebt (resultaat links van t), maar juist wat je nog moet behalen tot het einde van het jaar (resultaat rechts van t).

3. Horizontale PM is effectiever dan verticale PM; organisaties zijn hiërarchisch opgebouwd rondom verantwoordelijkheidsgebieden. Bedrijfsresultaten ontstaan, qua toegevoegde waarde, juist vanuit horizontale werkstromen en processen. Waarom zouden we dan, qua resultaatfactoren en compositie, geen horizontale PM-dashboards en rapportages gebruiken?

4. Gebruik de kracht van een grafiek of diagram: visualiseer. De mens is visueel ingesteld, getallen en tekst lezen we serieel, een grafiek lezen we in een oogopslag.

5. Laat de maker en gebruiker (manager) van het dashboard met een groot vel wit papier en kleurenstiften samen het dashboard ontwerpen waarbij de resultaatdoelstellingen weer centraal staan.

6. Zorg dat boven elk onderdeel van het dashboard of de managementrapportage, in vraagvorm, staat waarop gestuurd wordt. Een voorbeeld: ‘Hebben we deze maand de normmarge als afdeling behaald?’

Er valt nog zo veel meer te vertellen over en vooral ook te doen met PM.

Tot slot nog een laatste tip: laat uw managementrapportage het fantastische verhaal van uw business vertellen, zodanig vormgegeven in cijfers en diagrammen, zodat resultaatsturing een lust voor oog en oor is. Nog enige inspiratie nodig? Kijk dan naar het volgende filmpje. Zo kan het ook.

https://www.youtube.com/watch?v=jbkSRLYSojo

‘Not everything that can be counted counts and not everything that counts can be counted’ – Albert Einstein

Terug naar overzicht